פוקוס - מערכת ניהול לפרילנסרים

פרילנסרים מנהלים עסק שלם לבד: פרויקטים, לקוחות, כסף שצריך להיכנס, לוח זמנים, לידים שמחכים לתשובה. יותר מזה: בשונה מבעלי תפקידים בארגונים, פרילנסרים עושים הכל - רק בקטן. ולא פחות חשוב, כל דבר קטן קשור לכל השאר, וכל שינוי - משפיע על הכל.

כשפרילנסר עובד על פרויקט, הוא גם מנהל תקשורת עם הלקוח; גם בונה לוח זמנים ומתאם יומן; גם מנהל את התקציב; גם עושה את העבודה המקצועית; ועוד. ומה קורה אם הפרויקט מתעכב? גם התשלום מתעכב, ועכשיו צריך להבין איך סוגרים את החודש. ומצד שני, נפתח זמן פנוי ביומן, ועכשיו צריך להבין מה לשבץ בו. ומצד שלישי, עכשיו יש לקוח שצריך טיפול קצת אחר. והפרויקט הבא יצטרך להמתין עוד קצת. ועוד...

רוב הכלים בשוק נבנו לצוותים, ומי שעובד לבד מוצא את עצמו עם חמישה כלים שלא מדברים ביניהם, או עם גיליון אקסל שדורש עבודה אינסופית. בפועל, פרילנסרים עסוקים במשימות מנהלתיות לא פחות משהם עסוקים בעבודה המקצועית שלהם.

פוקוס היא מערכת ניהול לפרילנסרים שתכננתי, עיצבתי ובניתי כדי לענות על הפער הזה. הרעיון שמאחוריה פשוט: ניהול של הכל, במקום חכם אחד. חסכון בעבודה, חסכון בזמן, בהירות לגבי פרויקטים, לוחות זמנים ותקציבים. בקיצור - פוקוס היא מזכירה, מנהלת משרד ושותפה בעסק.

בפרויקט הזה, הייתי לא רק המעצב. הייתי היזם, מנהל המוצר, מעצב ux ui, מעצב מותג - וגם הלקוח הראשון.

דשבורד ראשי: ניהול פרויקטים, משימות היום, הכנסות והכנסות צפויות:

בשונה מ-CRM רגיל, בפוקוס הדגש הוא על פרויקטים, ולא על לקוחות. העיקרון הבסיסי והחשוב ביותר עבורי היה פשטות ואינטואיטיביות: פרילנסרים הם אנשים שעסוקים באינסוף משימות מכל הסוגים, והם זקוקים למערכת שיוכלו ללמוד אותה בתוך 5 דקות, ולקבל ממנה שקט וסדר.

המערכת מחולקת, בכללותה, ל-4 חלקים: ניהול לידים, ניהול פרויקטים, ניהול כספים וניהול לוחות זמנים.

המשתמש מכניס לידים לפרויקט, ויכול לעדכן ולעקוב אחרי השלב שבו הם נמצאים. לצד המעקב, לכל ליד ישנו אזור רשימות חופשי, תקציב משוער לפרויקט, נתוני מטא ועוד. הנתונים מציירים גם תמונה סטטיסטית של הלידים בפרקי הזמן האחרונים.

מסך ניהול לידים - עמודות טיפול בלידים וסטטיסטיקות:

במקום להציג את הלידים בשורות וציון הססטוס שלהם, בחרתי להציג אותם בעמודות שמאפשרות לקלוט בקלות באיזה שלב כל ליד נמצא ולהעביר אותו לשלב הבא בגרירה פשוטה.

מסך ניהול ליד:

היכן הליד נמצא, תקציב משוער, רשימות חופשיות שיעברו מאוחר יותר למסך הפרויקט.

בלחיצת כפתור, לידים הופכים לפרויקטים. בין אם מדובר בפרויקט תהליכי ובין אם מדובר בפרויקט מתמשך (ריטיינר), בין אם התקציב גלובלי ובין אם הוא שעתי, או אפילו משולב - פוקוס יודעת לתת מענה קל ופשוט לכל סוגי הפרויקטים. כל פרויקט מתחלק לשלבים, או למשימות, ומלווה באזור רשימות חופשי, בצ׳אט מבוסס AI לתמיכה במהלך הפרויקט, אזור לינקים חשובים ועוד. גם הלקוח יכול לצפות במסך הפרויקט ולהתעדכן במהלכו.

פרויקט תהליכי - תקציב גלובלי:

הפרויקט מתחלק לשלבים מכמה סוגים: שלבי משימה, שניתן להוסיף להם פירוט או תתי־משימות; שלבי תשלום, שסכומם הופך לתקציב הפרויקט; ושלבי פגישות, שמאפשרות לתזמן פגישות מקוונות, עם שיבוץ אוטומטי, קישור קבוע לזום / גוגל מיט, ומייל תזכורת ללקוח.

פרויקט מתמשך - תקציב גלובלי (ריטיינר):

משימת תשלום חוזרת מדי חודש. בנוסף, ניתן ליצור משימות חוזרות לפי ימים, שבועות או חודשים.

פרויקט מתמשך - תשלום שעתי:

למסך הפרויקט נוסף ווידג׳ט שעון, שמאפשר לספור סשנים של שעות עבודה. סך הסשנים הופך לתקציב הפרויקט, ואותו ניתן לשלם בתשלום אחד או בכמה תשלומים.

פוקוס מאסטר:

עוזר חכם שיושב במסך כל פרויקט. הוא מכיר את הפרויקט (שלבים, תשלומים, רשימות, קישורים), ואפשר להיעזר בו לניהול הפרויקט, תקשורת עם הלקוח, תמחור ועוד.

בזכות אינטגרציה למערכת הנהלת החשבונות, המשתמש יכול להוציא מסמכים חשבוניים ישירות מתוך פוקוס: הוא לא צריך בכלל להיכנס יותר למערכת הנהלת החשבונות שלו. התשלומים הצפויים והתשלומים ששולמו מכל הפרויקטים מתאחדים לגרף אחד פשוט, שמראה למשתמש כמה הוא הכניס בכל חודש, וכמה הוא עתיד להכניס בחודשים הקרובים. אם תשלום צפוי מתעכב, הגרף מתעדכן אוטומטית - והמשתמש יכול לראות את השינוי ולהיערך אליו.

הנפקת מסמכים חשבוניים מתוך פוקוס:

כל המשימות מכל הפרויקטים משובצות בלוח הזמנים. המשתמש יכול לקבוע מה יהיה אורך כל שלב ולשבץ אותם אוטומטית, או לשבץ ידנית. שמתי דגש משמעותי על שינוי גמיש ופשוט, כמו שאנחנו אוהבים: אם משהו משתנה, גוררים את המשימה מיום אחד לאחר, או מוציאים אותה מלוח הזמנים לגמרי.

בנוסף, אפשר לראות על לוח הזמנים את משך הפרויקטים, ולהבין מתי עתידה להיות תקופה עמוסה, ומתי דווקא תהיה תקופה ריקה יחסית מפרויקטים. כך המשתמש יכול להיערך ולתזמן את הפרויקטים ומאמצי השיווק שלו.

ניהול משימות בלוח זמנים שבועי:

שיבוץ משימות מכלל הפרויקטים לימות השבוע. בתצוגת ברירת מחדל מוצג רק השלב הקרוב מכל פרויקט לשיבוץ, אבל ניתן להציג את כל השלבים; משימות חוזרות ושלבים שנקבע משך הזמן שלהם, משתבצים אוטומטית בלוח.

ניהול משימות לפי שעה, לוח זמנים שבועי:

ניתן לשנות את התצוגה השבועית לתצוגה לפי שעה, לגרור שלבים לשעות ספציפיות וגם למתוח אותם כדי שיתפסו משך זמן ארוך או קצר. הממשק דומה לממשק לוח השנה של גוגל.

ניהול משך שלבי הפרויקט לפי ימי עסקים + תזמון אוטומטי בלוח הזמנים:

בפרויקט תהליכי, ניתן לשנות את תצוגת שלבי הפרויקט לתצוגת מספר ימי עסקים, להגדיר מספר ימי עסקים לכל שלב באמצעות מתיחה, וכך לתזמן את המשימות בלוח הזמנים באופן אוטומטי. כששלב מתעכב, המשך לוח הזמנים נדחה בהתאם.

לוח חודשי - משימות ומשך הפרויקטים:

הלוח החודשי מציג תצוגה מעורבת של משימות ספציפיות ומשך הפרויקטים, בדומה ללוח השנה של גוגל.

לוח רבעוני - משך הפרויקטים:

הלוח הרבעוני מציג את משך הפרויקטים בלבד, על מנת להיערך לתקופות עמוסות או דלילות ולתזמן קמפיינים ופרויקטים בהתאם.

ארכיון: 

פרויקטים שהסתיימו, הוקפאו או בוטלו, וגם לידים שלא יצאו לפועל, עם אפשרות לשחזור.

אשף פרויקט חדש: 

חמישה צעדים קצרים, שם ובריף, מבנה, מודל תשלום, תנאים ופרטי לקוח.

הגדרות

פרטי החשבון וחיבור להנהלת חשבונות.

בחרתי שלא להתאים את המערכת למובייל: במערכת מורכבת כזו, אי אפשר ליצור ממשק ברור ופשוט לתפעול במובייל, ואין טעם להכריח את המשתמש להסתבך ולדפדף בין עשרות מסכים ותפריטים. במקום זה, חיברתי לפוקוס סוכן AI חכם בוואטסאפ: המשתמש יכול להתעדכן, לבצע שינויים ולהיזכר בכל הנתונים בקלות וללא שום ממשק. כל השינויים יחכו לו במערכת כשיחזור למשרד.

פוקוס רצה גם כאפליקציית מק עם חלון משלה ואייקון בשורת התפריטים. לחיצה על האייקון פותחת תפריט עם משימות היום, מסומנות לפי מה שבוצע, כך שאפשר לראות מה הבא בלי לפתוח את החלון. אייקון נפרד מאפשר לפתוח את הסטופר ולשייך את הסשן לפרויקט ספציפי ישירות משולחן העבודה.

ובאותו הקשר: התראות על שולחן העבודה למשימות בעלות שעה ספציפית.

• צד שרת ולקוח: Next.js 16 עם React 19 ו-Server Actions, Tailwind 4, TypeScript. כל פעולה שמשנה נתונים שומרת צילום מצב ללוג ה-Undo.
• נתונים: MongoDB Atlas. המודל נבנה כך שתאימות לאחור נשמרת: ליד הוא פרויקט בסטטוס אחר, תשלום הוא שלב מסוג אחר, והיסטוריית הלידים נשארת על הפרויקט אחרי ההפיכה.
• אפליקציית מק: Electron עם שרת מקומי מבודד, טוקן ייחודי לכל הפעלה, בלי גישה מהרשת. המסכים נקראים מתמונת מצב בזיכרון שמתרעננת אחרי כל כתיבה, ולכן מעבר בין מסכים לוקח עשרות אלפיות שנייה.
• בינה מלאכותית: Claude API עם כלים לקריאה בלבד, הקשר לפרויקט או לעסק כולו, סטרימינג. בוואטסאפ, אותו מודל מתרגם הודעה חופשית לפעולה מובנית אחת.
• וואטסאפ: Meta Cloud API, וובהוק חתום שרץ על Vercel, עם תור הודעות שמונע כפילויות.
• תכנון: אלגוריתם ימי עבודה (ראשון עד חמישי) שמחשב את הלו"ז מחדש מכל שינוי במציאות, מכוסה בבדיקות אוטומטיות.
• אינטגרציות: SUMIT להנהלת חשבונות, Google Meet לפגישות, Google Sign-in לגרסת הווב.
• עיצוב: מערכת עיצוב בפיגמה, אייקונים מ-Hugeicons, קונפטי ואנימציות עדינות שלא חוסמות את העבודה.
• איכות: חוקי החזרה (recurrence), כללי הלידים והסטטיסטיקות מכוסים בבדיקות אוטומטיות; צילומי מסך אוטומטיים משמשים להשוואה פיקסלית מול העיצוב.

הדבר הכי קשה היה לא להוסיף. כל תכונה במערכת עברה את השאלה "האם זה עוזר לדעת מה עושים עכשיו?". מה שלא עבר, נשאר בחוץ. הפאנל של הלידים, למשל, יכול היה להיות CRM שלם; במקום זה הוא חמש עמודות, שם ו-Enter, וכפתור אחד שהופך ליד לפרויקט.

הדבר השני: לבנות את המודל כך שתכונות חדשות יפלו למקום. ברגע שליד הוא פרויקט ותשלום הוא שלב, הלוח השבועי, הגלגול היומי, ה-Undo, השיתוף והעוזר החכם עבדו על לידים ועל תשלומים בלי שורת קוד נוספת.